Lielākā daļa uzņēmumu personālu nosaka pēc ieraduma, nevis datiem. Viņi pieņēma darbā noteiktu skaitu cilvēku, kad atvērās, reizēm veica korekcijas, kad kaut kas bija acīmredzami nepareizi, un tagad uztur darbinieku skaitu, kas aptuveni darbojas - līdz pienāk uzliesmojums vai klusais periods atklāj papildu izmaksas.
Darbaspēka plānošana aizstāj šo ieradumu ar procesu. Mērķis ir vienkāršs: pareizais cilvēku skaits pareizajā vietā pareizajā laikā, neizšķiežot budžetu neaktīvajās maiņās vai nesasniedzot klientus virsotnes laikā.
Plānošanas cikls
Efektīva darbaspēka plānošana darbojas trīs horizontos:
Stratēģiskais (12 mēneši uz priekšu): Cik cilvēku vajadzīgs pēc lomas un atrašanās vietas? Kādas prasmes veido? Vai pastāv regulatīvās prasības, kas maina minimālos personāla koeficientus?
Taktiskais (4-8 nedēļas uz priekšu): Veido grafikus, pamatojoties uz paredzamo pieprasījumu. Saskaņo maiņu modeļus ar prognozēto apjomu. Identificē gaidāmo atvaļinājumu, sezonas virsotnēs un pasākumus.
Operatīvais (0-2 nedēļas uz priekšu): Pielāgojas faktiskajiem apstākļiem. Aizpildi robus, pārvalda pēdējā brīža atvaļinājumus, reaģē uz pieprasījuma izmaiņām.
Lielākā daļa vadītāju strādā tikai operatīvajā režīmā. Viņi ir pastāvīgi reaktīvi. Ieguldot 2 stundas mēnesī taktiskajā horizontā, novērš 80% operatīvo steigšanos.
Pieprasījuma kartēšana
Pirms plānot darbinieku skaitu, vajag zināt pieprasījuma līkni. Lielākajai daļai uzņēmumu pieprasījums seko paredzamiem modeļiem:
- Nedēļas diena (nedēļas nogales pret darba dienām)
- Diennakts laiks (pusdienu virsotne, vakara virsotne, rīta steiga)
- Sezonalitāte (vasara, Ziemassvētki, skolas brīvlaiki)
- Pasākumi (vietējie, nacionālie, nozarei specifiski)
Iegūsti 12 mēnešu darījumu datus, apmeklētāju datus vai ražošanas datus un atrod modeļus. Restorānam darījumu apjoms stundā 52 nedēļās parādīs vienādu formu atkal un atkal. Loģistikas uzņēmumam pasūtījumu apjomi pieaug ap mazumtirdzniecības pasākumiem.
Kad modeļi ir zināmi, veido personāla modeli pret tiem. Ja bāzes ieņēmumiem stundā vajag 5 darbiniekus un pirmdienas pusdienu virsotne ir 2,5x bāze, virsotnes laikā vajag 12-13 darbiniekus - nevis 5.
Minimāli pietiekamais personāls
Katrai operatīvajai vienībai (maiņa, atrašanās vieta, nodaļa) nosaki minimāli pietiekamo personāla līmeni - punktu, zem kura pakalpojuma kvalitāte nepieļaujami degradējas vai drošības prasības tiek pārkāptas. Šī ir tava grīda.
Dokumentē to skaidri. "Vajadzīgi minimāli 6 darbinieki uz grīdas visu laiku, ieskaitot vismaz vienu apmācītu pirmās palīdzības sniedzēju" ir konkrēta, izpildāma prasība. "Vajag pietiekami daudz cilvēku" nav.
Minimāli pietiekamais personāls tieši baro atvaļinājuma apstiprināšanas lēmumus. Ja atvaļinājuma pieprasījuma apstiprināšana noved tevi zem minimuma, pieprasījums vai nu tiek noraidīts, vai pārklājums tiek sakārtots pirms apstiprināšanas.
Prasmju kartēšana
Darbinieku skaits ir griezīgs rādītājs. Svarīga ir spēju pārklājums. Maiņa ar 10 cilvēkiem, kurā neviens nevar apkalpot galveno ražošanas līniju, ir sliktāka nekā maiņa ar 6 cilvēkiem, kuri visi var.
Katrai lomai savā darbībā nosaki vajadzīgās prasmes. Kartē, kuriem darbiniekiem ir kuras prasmes. Tas ļauj pārbaudīt ne tikai "vai man ir pietiekami cilvēku", bet "vai man ir pietiekami cilvēku, kuri var darīt šo konkrēto darbu".
Savstarpējā apmācība - apzināta darbinieku attīstīšana, lai viņi apgūtu vairākas prasmes - tieši uzlabo grafiku elastību. Komanda ar 20 cilvēkiem, kur katrs zina tikai vienu lomu, ir ar ļoti zemu grafiku elastību. Komanda ar 20 cilvēkiem, kur katrs zina 2-3 lomas, dod ievērojami vairāk iespēju aizvest robus.
Scenāriju plānošana
Pirms katra ceturkšņa veido divus scenārijus:
- Labākais gadījums: pieprasījums par 20% pārsniedz prognozi. Vai vari palielināt apjomu, nemaksājot 200% virsstundu likmes?
- Sliktākais gadījums: pieprasījums par 20% ir zem prognozes. Vai vari samazināt, nepārkāpjot garantēto stundu saistības?
Uzņēmumi, kas nav gatavi pieprasījuma svārstībām, par to maksā divreiz - vispirms virsstundās vai aģentūras izmaksās virsotnes laikā, tad noturētā-bet-dīkstāvē darbaspēkā klusajā periodā. Scenāriju plānošana pārvērš pārsteigumus sagatavotās atbildēs.
Plaisas izsekošana
Plānošanas kvalitātes rādītājs ir plaisa starp ieplānotajām stundām un faktiskajām nostrādātajām stundām. Labi plānots uzņēmums lielākajā daļā nedēļu darbojas 5% robežās no ieplānotajām stundām. Uzņēmumi, kas darbojas pēc ieraduma, regulāri redz 15-25% novirzi - bieži tendence ir virs budžeta virsotnes laikā un zem budžeta klusajā periodā.
Rezano.lv reāllaikā rāda ieplānotās pret faktiskajām stundām, dod vadītājiem pieprasījumam pielāgotus grafiku rīkus un izseko virsstundas pret budžetu pirms algas rēķins ierodas.
Izmēģini vietnē rezano.lv.