Informācija, kas mirst starp maiņām

Katra maiņa beidzas ar aizejošu darbinieku, kurš zina lietas, ko ienākošais darbinieks nezina. Viesis, kurš sūdzējās par gaisa kondicionēšanu un tika apsolīta istabas maiņa. Iekārta 3. līnijā, kas pēdējā laikā darbojas pārkaitēta un prasa uzraudzību. Piegāde, kas paredzēta pulksten 18, kuru nepieciešams parakstīt.

Daļa šīs informācijas tiek nodota. Daļa netiek. Daļas, kas netiek, kļūst par problēmām, kas skar nākamo maiņu bez brīdinājuma - sūdzība, kas eskalē, jo neviens neturpināja; iekārta, kas salūzt, jo neviens neeskalēja uzraudzību; piegāde, kas tiek palaista garām, jo neviens to negaidīja.

Maiņu nodošanas neveiksme ir viena no konsekventākajiem operacionālo problēmu cēloņiem nozarēs. Tā ir arī viena no novēršamākajām.

Kāpēc nodošana neizdodas

Izplatīgākās nodošanas neveiksmes neizraisa nolaidīgi darbinieki. Tās notiek, jo:

  • Nav struktūras - aizejošais darbinieks garīgi pārskata to, ko zina, un stāsta ienākošajam to, ko atceras. Svarīgas lietas tiek aizmirstas ne nolaidības dēļ, bet tāpēc, ka nav kontrolsaraksta, kas rosinātu atcerēties.
  • Laika spiediens - nodošanas bieži notiek pats aizņemtākajā brīdī: maiņu pārejas laikā. Ienākošais darbinieks ierodas, klienti vai pacienti prasa uzmanību, aizejošais darbinieks vēlas doties prom. Nodošana saīsinās.
  • Nav ieraksta - mutiskā nodošana neatstāj pēdu. Kad jautājums parādās divas stundas vēlāk, neviens nevar noteikt, kas tika paziņots.
  • Nepareizs formāts - 15 minūšu mutisks kopsavilkums par 3 vienumu nodošanu ir neefektīvs. 2 minūšu formas aizpildīšana ir labāka. Bet, ja veidlapa neatbilst faktiskajam darbam, to ignorē.

Izmaksas nozarēs

Veselības aprūpē, slikta maiņu nodošana veicina zāļu kļūdas un palaistas pasliktināšanās. ASV Apvienotā komisija identificēja komunikācijas neveiksmes 80% nopietnu medicīnisku kļūdu, ar nodošanu kā nozīmīgu komponentu.

Ražošanā maiņu nodošanas neveiksmes izraisa ražošanas apstāšanos un kvalitātes defektus. Lielbritānijas pētījums atklāja, ka 13% defektu vienā automobiļu rūpnīcā izsekoja nepietiekamai maiņu nodošanai.

Viesmīlībā un mazumtirdzniecībā izmaksas ir zemākas, bet biežākas: viesi, kas atkārto sūdzības, darbinieki, kas neturpina saistības, naudas neatbilstības, kuras nevar izsekot.

Modelis ir konsekventents dažādos kontekstos: informācija, kas pastāvēja maiņas beigās, nepastāv maiņas sākumā, un kaut kas salūzt.

Ko satur laba nodošana

Strukturētai maiņu nodošanai ir četras kategorijas:

  1. Operacionālais statuss - pašreizējais iekārtu, sistēmu vai fiziskās telpas stāvoklis. Kas darbojas, kas ne, kas prasa uzraudzību.
  2. Atvērtie jautājumi - uzsāktās, bet nepabeigtās lietas, apsolījumi, kas izteikti, bet nav izpildīti, pieprasījumi, kas gaida atbildi.
  3. Anomālijas un izņēmumi - viss, kas notika ārpus normāliem parametriem. Gandrīz incidenti, sūdzības, neparasti pieprasījumi, drošības incidenti.
  4. Gaidāmais - kas ienākošajai maiņai jāgaida. Piegādes, inspekcijas, tikšanās, paredzamais pīķa pieprasījums.

Tās ir četras kategorijas, dokumentētas konsekventi katrā nodošanā. Formāts var būt drukāta lapa, digitāla veidlapa vai piezīme koplietotā sistēmā - svarīgi ir, lai visas četras kategorijas vienmēr tiktu apskatītas.

5 minūšu noteikums

Strukturētai nodošanai rakstiski nevajadzētu ilgt vairāk par 5 minūtēm un mutiskai iziešanai cauri - arī 5 minūtes. Ja nodošana regulāri ilgst 20+ minūtes, struktūra ir nepareiza vai dokumentācijas sistēma nav piemērota mērķim.

Mērķis nav visaptverošas piezīmes par visu, kas notika maiņas laikā. Mērķis ir: ko ienākošajai personai nepieciešams zināt, lai efektīvi darbotos nākamo stundu?

Atbildība un izsekojamība

Rakstiska nodošana veido atbildību. Kad maiņas vidū parādās problēma, jautājumam "vai mēs to zinājām?" ir atbilde nodošanas žurnālā. Tas ir vērtīgi divos virzienos: tas apstiprina, kas tika paziņots, un tas atklāj modeļus (tas pats jautājums, kas parādās vairākos secīgos nodošanas žurnālos, ir signāls, ka pamatproblēma nav atrisināta).

Ko Rezano atbalsta

Rezano maiņu grafiku veidošana un reģistrācijas sistēma rada strukturālo pamatu, kas padara nodošanu uzticamu: zini, kurš sāka, kad un kam nodod. Reāllaika informācijas panelis rāda maiņu pārklāšanās periodus - 15 minūšu logs, kurā gan aizejošie, gan ienākošie darbinieki ir objektā, ir tavs nodošanas logs. €29-59/mēnesī tas ir pieejams lielākajai daļai darbību.

Ieviešanas pieeja

Neizstrādā visu nodošanas procesu uzreiz. Sāc ar kategoriju, kas rada visvairāk problēmu - lielākajai daļai darbību tā ir atvērtie jautājumi un izteiktie apsolījumi. Pievieno vienu obligātu lauku maiņas beigās: "Atvērtie jautājumi nākamajai maiņai." Darbini to divas nedēļas. Tad pievieno pārējās trīs kategorijas.

Nodošanas process, ko darbinieki faktiski izmanto, ir labāks par visaptverošu sistēmu, ko viņi ignorē.

Izmēģini vietnē rezano.lv.