Kas ir prognozējošā grafiku plānošana
Termins "prognozējošā grafiku plānošana" izskan tehnoloģiski, bet pamata ideja ir vienkārša: izmantot datus par pagātni, lai sagatavotos nākotnei.
Tradicionālā grafiku plānošana ir reaktīva - vadītājs skatās uz nākamo nedēļu un izlēmj, cik cilvēku vajag. Tas balstās uz intuīciju un pieredzi.
Prognozējošā pieeja balstās uz datiem: cik klientu bija šajā dienā pērn? Kāda ir tipiski slodze pirmdienās pret ceturtdienām? Kā svētku dienas ietekmē pieprasījumu?
Ko sistēma faktiski aprēķina
Laba grafiku programmatūra ņem vērā vairākus faktorus:
Vēsturiskā slodze. Cik maiņas un cik darbinieki bija vajadzīgi pagājušajā gadā šajā nedēļā? Cik ieradās patiesībā? Ja sistēma uzglabā šo informāciju, tā var sniegt pamatotu ieteikumu.
Sezonalitāte. Decembris ir pilnīgi atšķirīgs no jūlija. Piektdienas vakars - no pirmdienas rīta. Šīs svārstības ir paredzamas, ja vien ir dati.
Speciālie notikumi. Vietējā festivāla nedēļa, skolas brīvlaiks, publiskas svētku dienas - visi šie palielina vai samazina pieprasījumu. Sistēma, kurai var iezīmēt šos notikumus, plāno precīzāk.
Personāla ierobežojumi. Pieejamība, atvaļinājumi, virsstundu limiti, kvalifikācija - tie visi sašaurina iespēju kopu.
Ko sistēma nevar izdarīt bez jums
Prognozēšanas sistēma ir tikai tik laba, cik labi ir tās dati un cik labi jūs tos interpretējat.
Sistēma var teikt: "Balstoties uz vēsturi, piektdienā vajag 6 darbiniekus." Bet jūs zināt, ka šajā piektdienā ir jauns konkurents pretī, kurš var novērst pusotru trešo daļu no ierastā trafika. Sistēma to nezina.
Vai, pretēji: sistēma bāzējas uz iepriekšējā gada datiem, bet jūs esat paplašinājuši telpas un tagad varat apkalpot divreiz vairāk. Šis konteksts ir jāpievieno manuāli.
Prognozēšanas sistēma ir palīglīdzeklis, ne aizstājējs vadītāja spriedumam.
Kad tas atmaksājas maziem uzņēmumiem
Bieži vien mazais uzņēmums (5-15 darbinieki) saka: "Mums šāda sistēma nav vajadzīga, mēs jau zinām savu ritmu." Daļēji tā ir taisnība. Bet ietaupījums rodas no detaļām:
- Optimizēts personāla skaits pīķa vs. kluso periodu starpā. Pat 2 nevajadzīgas darbinieku stundas dienā ir €15-20 vairāk izmaksu. 250 darba dienās gadā - €3 500-5 000.
- Mazāk pēdējā brīža aizvietošanas. Ja plāns ir labāks, pārsteigumu ir mazāk.
- Administratīvā laika ietaupījums. Vadītājs, kurš katru nedēļu pavada 3-4 stundas grafikā, ietaupa 150-200 stundas gadā ar pusautomātisku plānošanu.
Atšķirība starp "grafiku programmu" un "prognozējošo grafiku programmu"
Ne visa grafiku programmatūra ir prognozējoša. Pamata rīki ļauj izveidot un publicēt grafiku, reģistrēt darba laiku, pārvaldīt atvaļinājumus. Tas jau ir ieguvums pār tabulām.
Prognozējošā sistēma papildus tam analizē vēsturiskos datus un sniedz ieteikumus. Lai to darītu, vajag pietiekami garu datu vēsturi - vismaz 3-6 mēneši datu. Uzņēmums, kurš tikko sāk izmantot programmatūru, pirmos mēnešus galvenokārt "māca" sistēmu.
Solis pirms prognozēšanas
Ja jūs vēl neizmantojat nevienu grafiku rīku un strādājat ar tabulām vai WhatsApp grupu - pirmais solis nav prognozēšana. Tas ir strukturēta grafiku un darba laika uzskaite.
Kad jums ir 6-12 mēneši labas uzskaites datu, prognozēšana kļūst jēgpilna.
Rezano uzskaita vēsturiskos grafiku un klātbūtnes datus, ļauj salīdzināt plānoto pret faktisko un ģenerē slodzes pārskatus, kas palīdz plānot precīzāk nākamreiz. Izmēģini vietnē rezano.lv.