Kāpēc standarta rīki nestrādā ar brīvprātīgajiem

Brīvprātīgais nav tas pats, kas darbinieks. Viņam ir pamatdarbs, mainīgs grafiks, personīgi iemesli, kāpēc viņš vispār ierodas - un nekāds līgumisks pienākums to darīt. Ja apmaksāts darbinieks neierašos darbu, tas uzņēmumam maksā naudu. Ja brīvprātīgais neierašos, tas maksā maiņu - un, ja situācija tiek slikti risināta, arī pašu brīvprātīgo.

Lielākā daļa grafiku veidošanas rīku pieņem, ka ikviens ir standarta darbinieks ar fiksētu līgumu. Šis pieņēmums sabrūk, tiklīdz strādā ar 40 neapmaksātiem cilvēkiem trīs pasākumu nedēļasnogalēs.

Pieejamības problēma

Ar algotiem darbiniekiem: nosaki maiņas, darbinieki tās aizpilda. Ar brīvprātīgajiem bieži jādara otrādi - vispirms jāapkopo pieejamība, tad jāveido maiņas ap to, kas reāli ir.

Šķiet nenozīmīgi. Praksē tas maina visu. Ja 12 brīvprātīgo ir brīvi tikai sestdienas rītos un 3 var svētdienas vakaros, tavs "ideālais" grafiks ir bezjēdzīgs - plāno ap reālo pieejamību vai riskē ar tukšām maiņām.

Pirms katra grafiku cikla iekļauj pieejamības apkopošanas soli. Jautā par divu nedēļu logu, nevis tikai konkrēto pasākuma datumu. Cilvēki bieži saprot, ka var aizvākt kaimiņu maiņu, tikai tad, kad tu jautā.

Apņemšanās bez līguma

Brīvprātīgie apņemas savādāk. Algota darbinieka neierašanās rada formālas sekas. Brīvprātīgā neierašanās neko nerada - ja vien neesat izveidojuši pareizo kultūru.

Trīs lietas samazina brīvprātīgo neierašanos:

  • Personīgs apstiprinājums - nepaļaujies uz sarakstu, ko viņi redzēja pirms divām nedēļām. Sūti atgādinājumu 48 stundas iepriekš un lūdz tiešu atbildi.
  • Jēgpilnums - brīvprātīgie ierodas uzticamāk, kad saprot, kas sabrūk, ja viņi neierodas. "Mums vajag tieši 5 cilvēkus pie ieejas, citādi pasākums nevar sākties" motivē vairāk nekā vispārīgs atgādinājums.
  • Viegli maiņu apmaiņas - ja brīvprātīgie nevar apmainīties ar maiņām paši, viņi vienkārši neieradīsies. Izveido redzamu apmaiņas dēli vai grupas kanālu, kur viņi var to nokārtot.

Liela mainība komandā

Daži brīvprātīgo programmas gadā zaudē 30-40% no saviem cilvēkiem. Tā nav neveiksme - tāda ir neapmaksāta darba būtība. Bet tas nozīmē, ka grafiku sistēmai jāspēj ātri ieviest jaunus cilvēkus.

Saglabā lomu aprakstus piesaistītus maiņām, nevis cilvēkiem. Kad pievienojas jauns brīvprātīgais, viņam jāspēj izlasīt, ko "durvju uzraugs" nozīmē, bez jautāšanas. Tas saīsina laiku no "piereģistrējies" līdz "var plānot grafikā" no nedēļām uz dienām.

Vairāku atrašanās vietu sarežģītība

Daudzi brīvprātīgo pasākumi notiek vairākās vietās - dažādās ēkās, pagaidu vietās vai pasākumu zonās. 8 brīvprātīgie vietā A un 12 vietā B šķiet pārvaldāmi, līdz vieta B pasākuma rīta pusē ziņo par 3 atteikumiem.

Reāllaika informācijas panelis, kas rāda, kurš ir apstiprināts, kurš ir ieradies un kur ir robi visās vietās, dramatiski uzlabo reaģēšanas laiku. Tā vietā, lai zvanītu pa telefonu, tu redzi problēmu un rīkojies.

Ko Rezano piedāvā šeit

Rezano QR reģistrācija labi darbojas brīvprātīgo vidē - nav nepieciešams instalēt lietotni, tikai QR kods pie katras vietas ieejas. Reģistrācijas redzamas reāllaikā. Maiņu apmaiņa ir iebūvēta, tāpēc brīvprātīgie var tieši tirdzniecīties ar maiņām. Atvaļinājumu apstiprināšanas process apstrādā pēdējā brīža atcelšanas ar uzskaiti, ko var pārskatīt.

Bezmaksas plāns der mazām brīvprātīgo programmām. €29/mēnesī plāns apstrādā vairāku atrašanās vietu iestatījumus ar dažiem desmitiem aktīvu brīvprātīgo.

Patiesais mērķis

Brīvprātīgie dod laiku, ko viņiem nav jādod. Grafiku haoss ir viens no ātrākajiem veidiem, kā tos zaudēt. Kad process ir vienkāršs - viņi zina savas maiņas, apmaiņa ir vienkārša, reģistrācija aizņem sekundes - viņi koncentrējas uz darbu, nevis loģistiku.

Tas ir tā vērts.

Izmēģini vietnē rezano.lv.