Tipiskais atvaļinājuma pieprasījuma process mazā uzņēmumā: darbinieks nosūta WhatsApp ziņojumu, lūdzot divas dienas brīvas pēc trim nedēļām. Vadītājs atbild "labi." Saruna aprokās zem 40 citiem ziņojumiem. Atvaļinājums netiek reģistrēts. Pēc trim nedēļām vadītājs veido grafiku tai nedēļai, neapzinās, ka cilvēks ir prombūtnē, un to uzzina, kad viņš piezvana teikt, ka neieradīsies.
Šis process izgāžas katrā solī. Nav ieraksta, nav citu vadītāju redzamības, nav pārbaudes, vai tajā nedēļā nav prombūtnē arī citi, nav atvaļinājuma bilances atjauninājuma.
ES tiesiskā bāze
Darba devēji ES dalībvalstīs saskaņā ar ES Darba laika direktīvu ir obligāti jāpiešķir vismaz četras nedēļas apmaksāta gadskārtējā atvaļinājuma gadā. Apstiprinājumu, atteikumu un izmantoto atvaļinājumu uzskaite ir daļa no atbilstības dokumentācijas. WhatsApp pavediens par ierakstu neuzskatāms. Revīzija, kurā lūdz aplūkot atvaļinājumu ierakstus par pēdējiem diviem gadiem, netiks apmierināta ar čata ekrānuzņēmumiem.
Atvaļinājuma pieprasījumu plūsma, kas darbojas
Darbinieks iesniedz pieprasījumu ar trim informācijas daļām: datumi, atvaļinājuma veids (ikgadējs, slimības, neapmaksāts) un piezīme pēc izvēles.
Vadītājs saņem paziņojumu. Pirms apstiprināšanas vadītājs pārbauda komandas kalendāru attiecīgajam periodam. Tajā nedēļā jau prombūtnē divi citi cilvēki? Pieprasījumam seko saruna, nevis automātisks apstiprinājums. Pārklājuma pārbaude notiek pirms lēmuma, nevis pēc.
Vadītājs apstiprina vai noraida. Lēmums tiek reģistrēts ar laikspiedogu un vadītāja vārdu. Darbinieks saņem paziņojumu. Atvaļinājuma bilance atjaunojas automātiski.
Tas nav sarežģīts. Desmit minūtes iestatīšanai jebkurā pienācīgā HR rīkā. Rezultāts ir skaidrs ieraksts, nav pārklājuma trūkumu no pārklāpošiem apstiprinājumiem un nav strīdu par to, vai atvaļinājums tika saskaņots.
Ko izmaksā WhatsApp pieeja
Vadītāji, kas izmanto ziņojumu pavedienus atvaļinājumu pieprasījumiem, parasti nedēļā pavada 30–45 minūtes, lai rekonstruētu, kuriem apstiprināts atvaļinājums un kad. Gada beigu atvaļinājuma saskaņošana — izmantotā atvaļinājuma salīdzināšana ar tiesīgo — var aizņemt pusdieni, ja ierakstu nav un tie jāatjauno no ziņu vēstures.
Papildus laikam neformāla apstiprināšana rada juridisku risku. Darbinieks, kuram atvaļinājums atteikts mutiski bez rakstiska ieraksta, var apstrīdēt lēmumu. Darbinieks, kura atvaļinājuma bilance nekad netika uzskaitīta, var pieprasīt tiesīgo atvaļinājumu, atstājot darbu.
Sākuma soļi
Iestatīšana ir vienkārša. Definējiet atvaļinājumu veidus: ikgadējais, slimības, neapmaksātais, svētku dienas. Iestatiet apstiprināšanas maršrutēšanu — vai visi pieprasījumi nonāk pie tiešā vadītāja, vai daži pie personāla daļas? Pievienojiet atvaļinājumu kalendāru, lai apstiprinājumi būtu redzami visai komandai pirms apstiprināšanas.
Lielākā daļa komandu šo iestatīšanu pabeidz mazāk nekā 10 minūtēs un nekad neatgriežas pie WhatsApp pavedieniem.
Rezano ietver atvaļinājumu pieprasījumu un apstiprināšanas uzskaiti tajā pašā platformā kā grafiku veidošanu un darba laika uzskaiti. Pieprasījumi, lēmumi un bilances vienuviet. Iestatiet vietnē rezano.lv.