Slimības ziņojums ierodas pulksten 06:30. Maiņa sākas pulksten 08:00. Vadītājam ir 90 minūtes, lai atrastu aizvietotāju, pirms darbinieku trūkst. Bez sistēmas vadītājs pavada 45 līdz 90 minūtes, zvanot cilvēkiem pa vienam, pārbaudot pieejamību no atmiņas un cerot, ka kāds atbildēs.
Sistēma samazina šo laiku līdz mazāk nekā 15 minūtēm. Lūk, sistēma, kas darbojas.
1. solis: uzturiet rezervistu sarakstu
Uzturiet sarakstu ar 3 līdz 5 darbiniekiem, kuri ir piekritis paņemt papildu maiņas. Tie ir cilvēki, kuri vēlas stundas - nevis cilvēki, kurus jūs spiežat. Atjauniniet sarakstu reizi mēnesī. Atzīmējiet ikvienu, kurš ir atvaļinājumā, ir sasniedzis savā līgumā paredzēto maksimumu vai nav pieejams personīgu iemeslu dēļ. Novecojis rezervistu saraksts ir sliktāks par tā neesamību, jo rada nepamatotu pārliecību.
2. solis: vispirms nosūtiet grupas ziņojumu, nevis zvaniet pa vienam
Nosūtiet vienu ziņojumu visam rezervistu sarakstam vienlaicīgi. Norādiet maiņu, datumu, sākuma laiku un nepieciešamību. Pirmais atbildētājs to saņem. Šī pieeja aizņem 2 minūtes, nevis 45, un novērš taisnīguma problēmu ar vienmēr viena un tā paša cilvēka izsaukšanu pirmajam.
3. solis: ja rezervisti neizdodas, skatiet dienas esošo grafiku
Pārbaudiet, vai kāds darbinieks ir jau ieplānots vēlākai maiņai tajā dienā. Darbinieks, kurš ierodas pulksten 12:00, var piekrist sākt pulksten 09:00. Tas pagarina viņa maiņu, nevis iesauc atpūtas dienas darbinieku. Pirms vienošanās pārbaudiet nedēļā nostrādātās stundas - neaprēķinātu virsstundu radīšana rada savu problēmu.
4. solis: dokumentējiet visu
Reģistrējiet atcelšanu, norādīto iemeslu, ziņojuma laiku un seguma risinājumu. Dariet to katru reizi. Viens slimības aizsaukums ir slimības aizsaukums. Četri aizsaukumi no viena cilvēka 6 nedēļu laikā, koncentrēti pirmdienās, ir modelis, kam vajadzīga personāla saruna - nevis vēl viens grafika labojums.
Juridiskais aspekts
Dažās valstīs un koplīgumos darba devējs ir obligāts izmaksāt daļēju samaksu, ja maiņa tiek atcelta ar mazāku paziņojuma laiku nekā noteikts. Pārbaudiet koplīgumu un vietējos darba tiesību aktus savai situācijai, pirms veidojat atbildes plānu.
Reālās izmaksas bez sistēmas
Vadītājs, kurš pavada 60 minūtes reaktīvos tālruņa zvanos katru reizi, kad maiņa tiek atcelta, nav grafika problēma - tā ir vadības kapacitātes problēma. Šīs 60 minūtes nāk no kaut kurienes: aizkavēta atvēršana, izlaista sagatavošana, noguris komandas vadītājs, kurš pēc tam pieļauj kļūdas.
Rezano rezervistu saraksts un grupas ziņojumu funkcijas samazina 60 minūšu steigšanos līdz 3 minūšu uzdevumam.