Ēdināšanas pasākumu galvenā problēma: nenoteiktība līdz pēdējai brīdī
Kafejnīcā jūs zināt, ka pusdienlaikā atnāks vidēji 80-120 cilvēki. Sezonā vairāk, ārpus sezonas mazāk. Tas ir prognozējams.
Pasākumu ēdināšanā (catering) ir citādi. Jūs rezervējat 150 viesi par kāzu, bet galīgo pierakstu saņemat nedēļu pirms. Konferences organizatori sola 200, ierodas 140. Korporatīvā ballīte ir "kaut kur ap 80-100".
Šī nenoteiktība padara personāla plānošanu īpaši sarežģītu. Pārāk daudz darbinieku = tērē naudu. Par maz = briesmīgs serviss un reputācijas postījums.
Trīs plānošanas scenāriji katram pasākumam
Labākā prakse: neplanojiet vienu scenāriju, bet trīs.
Minimāls: ja ieradīsies 70% no solītā. Ko jūs varat nodrošināt ar mazāko komandu, kas joprojām garantē pieņemamu servisu?
Paredzamais: reālistisks scenārijs, pamatojoties uz pieredzi ar šo klientu vai pasākuma tipu.
Maksimāls: ja ieradīsies 115% (jā, tas notiek - cilvēki atved draugus). Kas papildus vajadzīgs?
Katram scenārijam jābūt sarakstam: cik viesmīļu, kuchenu, bārmens, koordinators. Un jābūt skaidram, kāds ir sprūda punkts - pie kura apmeklētāju skaita pārejat no minimālā uz paredzamo.
Personāla pool pasākumiem
Atšķirībā no pastāvīgiem darbiniekiem, pasākumu ēdināšanai parasti ir jāveido elastīgs personāla fonds - cilvēki, kuri strādā pēc pieprasījuma.
Šim fondam jābūt lielākam nekā domājat. Ja jums maksimāli vienlaicīgi vajag 20 darbiniekus pasākumam, fondam jābūt 35-40 cilvēkiem - jo ne visi būs pieejami vienā datumā.
Pieejamības pārvaldīšana šajā modelī ir kompleksa:
- Pastāvīgs pieejamības atjauninājums (nedēļas avansā)
- Ātra atbildes prasīšana (72 stundu apstiprinājums)
- Skaidrs atteikuma protokols, kas nerada darbinieku aizvainojumu
Galvenās lomas un minimālās normas
Vispārpieņemtās normas ēdināšanā:
| Pakalpojuma veids | Viesmīļi uz viesiem |
|---|---|
| Bufete | 1 uz 25-30 |
| Biznesa pusdienas | 1 uz 10-15 |
| Formālas vakariņas (servēts) | 1 uz 8-12 |
| Kokteiļu ballīte | 1 uz 20-25 |
Šīs ir orientējošas normas. Reāli tās mainās atkarībā no ēdienu sarežģītības, telpas izkārtojuma un pakalpojuma tempa prasībām.
Grafiku plānošana pasākumiem ar 2-4 nedēļu avansā
Ideāli, cilvēku skaita apstiprināšana aiziet garā laikā un jūs nezināt galīgo ciparu līdz pēdējai dienai. Šajā gadījumā:
- Rezervējiet pārliecinošu skaitu 3-4 nedēļas iepriekš - paredzamais scenārijs
- Brīdiniet papildu darbiniekus par iespēju, bet bez fiksētas apņemšanās - 2 nedēļas iepriekš
- Apstipriniet vai atbrīvojiet papildu darbiniekus - 5-7 dienas pirms pasākuma
- Nelielas korekcijas (1-2 cilvēki) - 48-72 stundas iepriekš
Darbinieki, kuri nezina, vai viņiem ir darbs, ir motivēti meklēt citas iespējas. Komunikācija ir galvenā - pat "mēs vēl neesam pārliecināti, bet visticamāk jā" ir labāk par klusumu.
Pasākuma dienas koordinācija
Neatkarīgi no tā, cik labi plānojāt, pasākuma dienā kaut kas mainīsies. Viens darbinieks neierodas, klients pieprasa ātrāku servisu, telpas izkārtojums ir citāds.
Ir vajadzīgs koordinators - cilvēks, kurš neveic pamatdarbu, bet seko tam, kas notiek, un reaģē. Lielos pasākumos (100+ cilvēki) tas ir pilns slogs.
Rezano ļauj ātri pārkārtot grafikus pasākuma dienā, piešķirt papildu darbiniekus ar vienu klikšķi un nosūtīt automātiskus atgādinājumus par maiņas sākumu. Izmēģini vietnē rezano.lv.