Lielākā daļa grafiku konfliktu nāk no viena avota: vadītājs ieplānoja kādu laikā, kad darbinieks teica, ka nevar strādāt, vai arī darbinieka situācija mainījās un neviens ierakstu neatjaunināja.
Pieejamības uzskaite izklausās vienkārši. Praksē lielākā daļa komandu to veic slikti.
Pastāvīga pieejamība pret nedēļas atjauninājumiem
Pastāv divi modeļi. Pirmais ir pastāvīgā pieejamība: katrs darbinieks iesniedz savus regulāros pieejamos laikus, un grafiks to ievēro, ja nekas nemainās. Otrais ir nedēļas pieejamība: pirms katras nedēļas grafika veidošanas katrs darbinieks iesniedz, kad viņš vai viņa var strādāt tieši tajā nedēļā.
Pastāvīgā pieejamība labāk darbojas darbiniekiem ar stabilu rutīnu - pilnslodzes darbiniekiem, ilggadējiem daļslodzes darbiniekiem. Tā samazina administratīvo darbu: savāc reizi, atjaunina, kad vajadzīgs.
Nedēļas pieejamība labāk darbojas studentiem, vecākiem ar mainīgu bērnu aprūpi un ikvienam ar neregulārām saistībām. Tā prasa vairāk koordinācijas, bet sniedz precīzus datus katrai nedēļai.
Lielākā daļa komandu gūst labumu no hibrīda: pastāvīgā pieejamība kā noklusējums, ar procesu izņēmumu iesniegšanai pirms noteikta termiņa.
Minimālie paziņošanas termiņi
Noteic stingru termiņu pieejamības iesniegšanai: 72 stundas pirms grafika publicēšanas. Ja tu publicē grafikus ceturtdienās nākamajai nedēļai, pieejamības izņēmumi jāiesniedz līdz pirmdienas vakaram.
Darbinieki, kas nokavē termiņu, tiek ieplānoti pamatojoties uz viņu pastāvīgo pieejamību. Tas jāpateic iepriekš, nevis jāizdomā pēc pirmā konflikta.
Kas notiek, kad pieejamību ignorē
Iekļaujot kādu laikā, ko viņš vai viņa atzīmēja kā nepieejamu, notiek viens no trim: viņi to apmaina ar kolēģi, zvana ka ir slims/-a vai ierodas aizvainots/-a. Neviena no šīm iespējām nav bez izmaksām.
Neierašanās ar 2 stundu brīdinājumu rada skriešanos. Kāds tiek izsaukts īsā brīdī, bieži nevēlīgi. Šī persona ierodas neapmierināta. Klientu apkalpošana cieš.
Aizvainojums veidojas lēnāk. Darbinieks, kurš mēneša laikā divreiz tiek ieplānots nepieejamos laikos, sāk meklēt citu darbu. Personāla mainība viesmīlībā jau ir augsta - bieži 60-80% gadā. Pieejamības konflikti ir tiešs un novārtā atstāts iemesls.
Pieejamības atjaunināšana laika gaitā
Dzīve mainās. Students, kurš februārī bija pieejams nedēļas nogalēs, maijā kārto eksāmenus. Vecāks, kura bērnu aprūpe mainījās martā, aprīlī vajadzīgas citas stundas.
Veidot procesu pieejamības atjaunināšanai, nevis tikai sākotnējai savākšanai. Ikmēneša pārbaudes vai pastāvīgs "vai tava pieejamība joprojām ir pareiza?" solis grafiku veidošanas procesā nosaka izmaiņas pirms tās rada konfliktus.
Ja tu izseko pieejamību izklājlapā, versiju kontrole kļūst par pastāvīgu problēmu. Kura versija ir aktuāla? Vai vadītājs to atjaunināja pēc pēdējās sarunas? Pieejamības centralizēšana vienā sistēmā, kur katrs darbinieks atjaunina savu ierakstu, novērš šo neskaidrību pilnībā.
Kad darbinieki paši atjaunina savu pieejamību
Precīzākie pieejamības dati nāk no paša darbinieka. Viņš vai viņa zina savus ierobežojumus labāk par tevi. Dodot darbiniekiem tiešu veidu, kā iesniegt un atjaunināt savu pieejamību, samazini vadītāja darbu un palielini precizitāti vienlaikus.
Galvenais ir padarīt atjaunināšanas procesu bez berzes. Ja darbiniekiem jāsūta WhatsApp ziņa, e-pasts vai jāpanāk tikšanās, lai mainītu pieejamību, daudzi to nedarīs, kamēr tas neradīs problēmu. Pašapkalpošanās forma vai lietotne, ko var atjaunināt 30 sekundēs, maina uzvedību.
Rezano ļauj darbiniekiem pašiem atjaunināt savu pieejamību un iesniegt atvaļinājuma vai slimības dienu pieprasījumus ar iebūvētu apstiprināšanas procesu. Iestatīšana aizņem mazāk nekā 10 minūtes. Izmēģini vietnē rezano.lv.