Darbaspēks parasti ir lielākās kontrolējamās izmaksas jebkurā pakalpojumu vai maiņu uzņēmumā. "Kontrolējamas" ir atslēgvārds - tās svārstās atkarībā no lēmumiem, ko pieņem katru nedēļu. Personāla budžets, kas sēž izklājlapā bez pārraudzības, nav budžets - tā ir vēlmju saraksts.
Lūk, kā izveidot tādu, kas patiesībā vada lēmumus.
Sāc ar darbaspēka izmaksām procentos no ieņēmumiem
Noderīgākais personāla rādītājs nav absolūts skaitlis - tā ir darbaspēka izmaksas procentos no ieņēmumiem. Šis rādītājs ļauj salīdzināt sniegumu pa nedēļām, sezonām un atrašanās vietām bez apjoma izmaiņu sagrozījumiem.
Etaloni pēc sektora:
- Mazumtirdzniecība: 15-25% no ieņēmumiem
- Viesmīlība (ēdināšanas pakalpojumi): 28-35% no ieņēmumiem
- Veselības aprūpe (privātā): 55-65% no ieņēmumiem
- Loģistika / noliktava: 20-30% no ieņēmumiem
Nosaki mērķa diapazonu, nevis vienu skaitli. Nedēļa ar 31% viesmīlībā ir labi. Četras pēc kārtas nedēļas virs 35% signalizē par problēmu.
Veidojiet bāzes budžetu
Sāc ar fiksētajām izmaksām - darbiniekiem, kas vajadzīgi neatkarīgi no apjoma:
- Minimālās personāla prasības katrai maiņai
- Jebkuri garantēto stundu līgumi
- Fiksēts vadības / uzraudzības darbinieku skaits
Tad pievienojiet mainīgās izmaksas, pamatojoties uz paredzamo apjomu:
- Papildu stundu darbinieki, pamatojoties uz prognozēto pieprasījumu
- Paredzamās virsstundas (iekļauj reālistisku novērtējumu - nulle nav reālistisks)
- Sezonas virsotnēs (Ziemassvētki, vasara, vietējie pasākumi)
Pievienojiet 5-8% kā neparedzamu tēriņu rezervi. Budžeti, kas izslēdz rezervi, tiek lauzti pirmajā nedēļā.
Iknedēļas izsekošanas paradums
Budžets darbojas tikai tad, ja regulāri salīdzini to ar faktiskajiem datiem. Iknedēļas ir pareizais ritms lielākajai daļai maiņu uzņēmumu - pietiekami ilgs, lai anomālijas varētu izlīdzināties, pietiekami īss, lai problēmas pamanītu, pirms tās kompensējas.
Izseko trīs skaitļus katru pirmdienas rītu:
- Pagājušās nedēļas ieplānotās stundas pret budžetā paredzētajām
- Faktiskās nostrādātās stundas (ieskaitot virsstundas) pret ieplānotajām
- Darbaspēka izmaksu % no ieņēmumiem pret mērķi
Ja ieplānotās stundas bija 450, bet faktiskās 510 (60 stundas neplānotas virsstundas), tas ir tavi signāls. Jautājums ir - kāpēc. Hronisks personāla trūkums? Augsta prombūtne? Slikta grafika plānošana? Katram ir cits labojums.
Virsstundu slazds
Virsstundas ir visizplatītākais veids, kā personāla budžets iet nepareizi. Tās lēnām ienāk - viena nepietiekami apstiprinātā maiņa šeit, slimības diena tur - un vadītāji aizver robus ar virsstundām, jo tā šķiet vieglāk nekā risināt pamatproblēmu.
Pamatproblēma parasti ir viena no trim:
- Nepietiekams grafika lielums operācijai
- Augsta prombūtne, ko veicina grafika neapmierinātība
- Slikta grafika plānošana, kas rada sistemātiskas virsotnēs
Virsstundas par pusotras vai divkāršu likmi maksā 50-100% vairāk par stundā nekā labi atpūties regulārs darbinieks savā ieplānotajā maiņā. Ja virsstundas pārsniedz 5% no kopējām stundām, izmeklē cēloni, nevis tikai maksā rēķinu.
Plānošana pēc pieprasījuma līknes
Lielākajai daļai uzņēmumu nav vienādas pieprasījuma. Ieņēmumi un apmeklētāju plūsma sasniedz virsotnēs noteiktos laikos. Grafikiems vajadzētu sekot šai līknei, nevis palikt fiksētā līmenī.
Attēlo savu nedēļas ieņēmumu vai darījumu apjomu pēc stundas un dienas. Ja 40% no ieņēmumiem notiek starp 11:00 un 15:00 darba dienās, tev vajag vairāk darbinieku šajās stundās un mazāk vakaros. 8 cilvēku vienmērīga ieplānošana visās maiņās, kad 5 no tiem sasniedz virsotni pusdienlaikā, ir garantēta budžeta problēma.
Mainīgo stundu plānošana - darbinieku skaita pielāgošana pieprasījumam, nevis plakana personāla uzturēšana - var samazināt darbaspēka izmaksas par 8-15% bez pakalpojuma kvalitātes samazināšanas.
Budžeta redzamība vadītājiem
Frontālās līnijas vadītāji pieņem lēmumus par grafiku. Viņiem jāredz darbaspēka izmaksu sekas, veidojot grafikus, nevis divas nedēļas vēlāk, kad algas atskaite ierodas.
Kad vadītājs var redzēt "šis grafiks tevi nostāda 33% darbaspēka izmaksās - 2 punkti virs budžeta" pirms publicēšanas, viņš var pielāgot. Kad tas tiek noskaidrots pēc fakta, nav ko darīt, izņemot absorbēt izmaksas.
Rezano.lv reāllaikā rāda ieplānotās stundas un virsstundas, dodot vadītājiem izmaksu redzamību, kad lēmumi joprojām ir svarīgi.
Izmēģini vietnē rezano.lv.