Algu kļūdas ir dārgas divos veidos. Tiešās izmaksas ir to labošana - atkārtota apstrāde, korekciju izsniegšana, sodu absorbēšana. Netiešās izmaksas ir uzticēšanās: darbinieks, kuram divas reizes aprēķināta nepareiza alga, pārstāj uzticēties sistēmai un dažreiz arī darba devējam.
Lielākā daļa algu kļūdu nerodas algu programmatūrā. Tās sākas darba laika lapā.
Manuālais algu sagatavošanas process
15 cilvēku komandai manuāla algu sagatavošana aizņem 2 līdz 4 stundas katrā algu aprēķina reizē. Process izskatās šādi: eksportēt darba laika lapas no grafiku vai laika uzskaites sistēmas, ielīmēt datus izklājlapā, aprēķināt virsstundas manuāli, izmantojot formulu, kas ir atkarīga no pareizā sliekšņa atcerēšanās, salīdzināt ar publicēto grafiku, lai pamanītu neatbilstības, identificēt neatbilstības (maiņu apmaiņas, kas netika atjauninātas, slimības diena, kas reģistrēta kā parasta maiņa, vēla ierašanās, kas nekad netika koriģēta), labot neatbilstības, tad nodot koriģētos datus tam, kurš apstrādā algas.
Katrs pārnesums starp sistēmām ir punkts, kur dati var tikt bojāti, nepareizi ierakstīti vai pazausti.
Trīs vietas, kur kļūdas koncentrējas
Virsstundu aprēķins ir visizplatītākais kļūdu avots. Slieksnis mainās atkarībā no līguma veida, nozares un koplīguma. Vadītājs, kurš aprēķinu veic manuāli, lieto nepareizu likmi, piemēro to nepareizajām stundām vai aizmirst, ka darbinieks sasniedza slieksni nedēļas vidū, nevis beigās.
Maiņu apmaiņas ir otrais. Kad divi darbinieki apmaina maiņas neformāli, grafiks atspoguļo sākotnējo norīkojumu. Darbinieks, kurš aizvietoja, saņem samaksu par nepareizo maiņu. Darbinieks, kurš atdeva maiņu, saņem ieskaitītas stundas, kuras viņš nenostrādāja.
Trešais ir vienkārša datu ievade. Stundas, kas ierakstītas no papīra darba laika lapas vai ekrānuzņēmuma, rada kļūdu risku. 7,5 stundu maiņa, kas reģistrēta kā 75 stundas, algu sistēmās ir notikusi vairāk nekā vienu reizi.
Automatizētais process
Laika uzskaites sistēma, kas baro algu sagatavošanu, aizstāj manuālos soļus ar vienu eksportu. Izvadē ir faktiskās stundas katram darbiniekam, virsstundas atzīmētas un aprēķinātas pret pareizo slieksni katram līguma veidam, atvaļinājums atskaitīts no atlikumiem, un maiņu apmaiņas korekcijas jau atspoguļotas datos.
Eksporta formāti, kas ir svarīgi integrācijai, ir CSV, Excel un tiešie API savienojumi ar algu programmatūru. Xero, QuickBooks, DATEV, Sage un ADP visi pieņem strukturētus algu importus. Pirmā integrācija prasa laiku konfigurēšanai. Pēc tam katrs algu aprēķins aizņem 20 minūtes, nevis 3 stundas.
Ieguldījumu atdeve
20 cilvēku komandai, kas aprēķina algas ik divas nedēļas, matemātika ir vienkārša. Manuāla sagatavošana: 3 stundas vienā reizē, 26 reizes gadā, 78 stundas gadā. Par €25 stundā algu administrācijas darbam tas ir €1 950 gadā tikai darbaspēka izmaksās - neskaitot nekādas kļūdu labošanas izmaksas.
Lielākas komandas redz proporcionāli lielākus ietaupījumus. 60 cilvēku uzņēmums, kas veic to pašu manuālo procesu, tērē apmēram 8 stundas vienā reizē, jeb 208 stundas gadā.
Atbilstības gadījums ir atsevišķs. Automatizēta sistēma izveido revīzijas pierakstu: kurš strādāja kad, kāda likme tika piemērota un kas tika izmaksāts. Šis pieraksts ir svarīgs, kad darbinieks iesniedz algas jautājumu vai inspektors pieprasa uzskaiti.
Rezano eksportē algas sagatavošanai gatavus datus ar stundām, virsstundām un atvaļinājuma aprēķiniem - savienojot grafiku ar algas lapiņu bez manuāla soļa pa vidu.